EMAIL AI
Die E-Mail, die sich von selbst beantwortet.
Anfragen, Rückfragen, Standardthemen – EmailAI liest eingehende Gäste-E-Mails, antwortet im Ton deines Hauses und übergibt komplexe Fälle mit vollem Kontext an dein Team.
- Outlook-/Microsoft-365-Postfach direkt verbunden
- Antworten im Stil deines Hauses, mit Anrede & Grußformel
- Outbound über Plattform, SMTP/ESP, Outlook oder Gmail
- Dieselbe Wissensbasis wie Web-, WhatsApp- & Telefon-Kanal
Demo buchen, wenn du es live sehen willst. Preise & ROI ansehen, wenn du zuerst die Wirtschaftlichkeit prüfen willst.
So funktioniert eine E-Mail
Vom Posteingang bis zur Antwort – automatisch
E-Mail trifft ein
EmailAI erkennt neue Gäste-Mails im verbundenen Postfach – rund um die Uhr.
Anliegen verstehen
Anliegen und Sprache werden erfasst, die Wissensbasis liefert die Fakten.
Antwort entwerfen
Eine vollständige Antwort wird formuliert – mit Anrede, Details und Grußformel.
Senden oder freigeben
Je nach Einstellung versendet EmailAI direkt oder legt einen Entwurf zur Freigabe vor.
Übergabe & Doku
Komplexe Fälle gehen mit Kontext an die Team-Inbox; alles ist dokumentiert.
Postfach & Versand
Outlook ist der Eingang — beim Versand hast du die Wahl
EmailAI und ausgehende Nachrichten nutzen dieselbe E-Mail-Infrastruktur, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.
Microsoft 365 / Outlook
Gäste schreiben an deine bestehende Adresse. AllgäuGPT liest den Thread, erstellt einen Outlook-Entwurf oder antwortet nach Freigabe automatisch im selben Verlauf.
Plattform, SMTP/ESP, Outlook oder Gmail
Angebote aus Chat oder Telefon, Reservierungs-Mails und Marketing-Flows brauchen kein eingehendes Postfach. Du wählst den passenden Standard-Absender für deinen Betrieb.
Warum EmailAI
Die 3 wichtigsten Fragen vor der Entscheidung
Kein überquellendes Postfach mehr
Routine-Anfragen werden sofort beantwortet, statt sich über Tage zu stapeln. Dein Team arbeitet nur noch an dem, was Menschen brauchen.
Kontrolle über jede Antwort
Freigabe-Modus für sensible Themen, Vollautomatik für klare Standardfälle. Du legst die Grenze fest – nicht das System.
Konsistent über alle Kanäle
E-Mail nutzt dieselbe Wissensbasis wie Chat, WhatsApp und Telefon. Keine widersprüchlichen Aussagen zwischen den Kanälen.
Funktionen
Was den E-Mail-Kanal operativ stark macht
Microsoft 365 für eingehende E-Mails
EmailAI verbindet ein bestehendes Outlook-/Microsoft-365-Geschäftspostfach, liest neue Threads und legt Antworten als Entwurf ab oder versendet sie automatisch. Die Gmail-Anbindung für eingehende Threads folgt.
Freier Absender für ausgehende Nachrichten
Angebote, Zusammenfassungen, Reservierungs-Mails und Marketing-Flows können über den Plattform-Absender, einen eigenen SMTP-/ESP-Server, Outlook oder Gmail versendet werden.
Antworten im Ton deines Hauses
Mit Anrede, klaren Inhalten und Grußformel – formuliert aus derselben Knowledge Base wie Web-, WhatsApp- und Telefon-Kanal. Konsistent statt Copy-Paste.
Freigabe- oder Vollautomatik-Modus
Pro Thema entscheiden: EmailAI versendet direkt oder legt einen fertigen Entwurf zur Freigabe vor. Tempo bei Routine, Kontrolle bei sensiblen Themen.
Buchungsinfos & strukturierte Antworten
Antworten können Verfügbarkeiten, Preise und nächste Schritte enthalten – sauber strukturiert, damit Gäste direkt weiterkommen.
Saubere Übergabe an die Team-Inbox
Was die KI nicht abschließend klärt, landet mit vollständigem Verlauf und Kontext beim richtigen Teammitglied. Kein Informationsverlust.
Anwendungsfälle
Typische E-Mail Use Cases in der Hotellerie
Situation
Buchungs- & Verfügbarkeitsanfragen
Gäste schreiben abends oder am Wochenende – die Antwort kommt erst Stunden oder Tage später, und die Buchung wandert in der Zwischenzeit zur OTA.
So löst AllgäuGPT das
EmailAI antwortet sofort mit Verfügbarkeit und nächsten Schritten und qualifiziert die Anfrage für dein Reservierungsteam.
- Sofort-Antwort rund um die Uhr
- Qualifizierte Buchungsanfragen
- Weniger Abwanderung zur OTA
Situation
Wiederkehrende Standardfragen
Anreise, Parken, Haustiere, WLAN, Frühstückszeiten – dieselben Fragen, jeden Tag, per Mail. Das bindet Zeit, die für Gäste vor Ort fehlt.
So löst AllgäuGPT das
Standardthemen werden automatisch und konsistent beantwortet – in der Sprache des Gastes, im Ton deines Hauses.
- Konsistente Antworten
- Mehrsprachig
- Spürbare Entlastung des Teams
Situation
Agenturen mit hohem Mailaufkommen
Bei vielen Objekten und Gästen ist das Postfach in der Hochsaison kaum zu bändigen – wichtige Anfragen gehen unter.
So löst AllgäuGPT das
EmailAI beantwortet Routine automatisch und übergibt Objekt- oder themenspezifische Fälle mit Kontext an die zuständige Person.
- Hohes Volumen automatisiert
- Objekt- & themenbezogen
- Übergabe an die richtige Person
Lass uns über deine Gästekommunikation sprechen.
In 30 Minuten siehst du konkret, wie AllgäuGPT in deinem Betrieb entlastet und Direktbuchungen unterstützt.
Onboarding
In 7 Tagen live im Postfach
Postfach & Zielbild
Postfach verbinden, Themen, Freigabe-Regeln und Team-Rollen gemeinsam festlegen.
Daten & Ton
Knowledge Base anbinden, Markenton, Anrede und Vorlagen einstellen.
Regeln & Freigabe testen
Auto-Send vs. Entwurf, Eskalation und Übergaben mit echten Mails testen und feinjustieren.
Go-Live mit Monitoring
Der Kanal geht live. Antworten und Übergaben fließen in den Alltag ein und werden iterativ optimiert.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Müssen wir die E-Mail-Adresse wechseln?
Nein. Für eingehende EmailAI-Threads verbindest du dein Microsoft-365-/Outlook-Geschäftspostfach. Ausgehende System- und Marketing-Mails können über dieses Postfach, Gmail, einen eigenen SMTP-/ESP-Server oder den Plattform-Absender laufen.
Brauchen wir Outlook, um E-Mails zu versenden?
Nein. Outlook wird für das Lesen und Beantworten eingehender Postfach-Threads benötigt. Für reinen Outbound stehen zusätzlich Gmail, ein eigener SMTP-/ESP-Zugang oder der Plattform-Absender zur Verfügung.
Sendet die KI automatisch oder erstellt sie nur Entwürfe?
Beides ist möglich. Pro Thema legst du fest, ob automatisch gesendet oder ein fertiger Entwurf zur Freigabe erstellt wird. So bleibt Kontrolle, wo sie wichtig ist.
Antwortet EmailAI in mehreren Sprachen?
Ja. Die Antwort erfolgt automatisch in der Sprache der eingehenden Mail – passend zur internationalen Gästestruktur.
Was passiert mit komplexen Anfragen?
Sie werden mit vollständigem Verlauf und Kontext an die Team-Inbox übergeben. Die richtige Person kann ohne Rückfragen direkt weiterarbeiten.
Ist EmailAI mit den anderen Kanälen verbunden?
Ja. E-Mail, Chat, WhatsApp und Telefon nutzen dieselbe Wissensbasis und können Kontext teilen – für konsistente Antworten über alle Kanäle.
Wie wird der Ton unseres Hauses getroffen?
Markenton, Anrede und Grußformel werden eingestellt und an echten Beispielen feinjustiert, bis die Antworten zu deinem Haus und deiner Servicehaltung passen.
Dein Postfach mit EmailAI entlasten?
Wir zeigen dir, wie Postfach-Anbindung, Freigabe-Regeln, Antworten und Übergabe in deinem Betrieb zusammenspielen.